Wszystko ma tendencję do rozwoju, do doskonalenia. Nowoczesne technologie już od dawna umożliwiają wykonywanie dużej części pracy zdalnie. Oczywiście i bezsprzecznie – jest to wygodne i opłacalne. Dla firm jest to okazja do zaoszczędzenia na wynajmie pomieszczeń oraz przyciągnięcia specjalistów z innych miast, krajów itp. Dla pracowników jest to oszczędność czasu na dojazdy do miejsca pracy, możliwość współpracy z kilkoma firmami. I wiele innych korzyści dla obu stron.
W tym artykule rozważymy sytuacje, kiedy naprawdę warto przenieść swój biznes do wirtualnego biura i jak to zrobić prawidłowo.
Kiedy potrzebujesz wirtualnego biura?
Biuro wirtualne Warszawa to jedna przestrzeń informacyjna, składająca się z reguły z kilku zdalnych stanowisk pracy, wyposażona w aplikacje chmurowe umożliwiające prowadzenie pełnowartościowej działalności biznesowej. Kiedy więc i dla jakiej firmy niezbędne jest wirtualne biuro?
Małe przedsiębiorstwa z ograniczonym budżetem
Wirtualne biuro jest wybawieniem dla młodych firm, ponieważ nie będą one musiały wydawać pieniędzy na wynajem biura, niezbędne meble i drogi sprzęt. Możesz również zaoszczędzić na kosztach personelu: administracja, konserwacja sprzętu i inne rutynowe zadania są obsługiwane centralnie przez operatorów wirtualnego biura.
Operacje na rynkach regionalnych lub międzynarodowych
Wirtualne biuro jest również odpowiednie dla tych firm, które posiadają oddziały w innych miastach lub krajach, albo dopiero planują otwarcie przedstawicielstw. Dzięki niemu mogą prowadzić konferencje online, prezentacje i pozostawać w kontakcie w dowolnym miejscu na świecie.
Firmy zatrudniające pracowników zdalnych
Telepraca stała się w ostatnich latach coraz bardziej popularna, w wyniku czego firmy znajdują coraz więcej pracowników pracujących poza biurem. Zdarza się również, że firma korzysta z usług freelancerów. Dzięki utworzeniu wirtualnego biura można sprawnie komunikować się z centralą firmy, organizować spotkania, a nawet szkolenia online, jeśli zajdzie taka potrzeba.
Przedsiębiorcy, którzy często są w drodze
Usługa wirtualnego biura będzie również istotna dla przedsiębiorców, którzy często są w podróży, w delegacji i rzadko przebywają w miejscu pracy. Przekierowanie połączeń z firmowego telefonu stacjonarnego na telefon komórkowy pracownika pozwoli odbierać połączenia w dowolnym miejscu poza biurem i zawsze być w kontakcie.
Pilne otwarcie działalności gospodarczej
Usługa wirtualnego biura może być również wykorzystana w sytuacji, gdy firma musi szybko rozpocząć działalność, ale nie ma czasu na szukanie lokalu, podłączanie linii telefonicznych, zakup serwerów i komputerów osobistych. Wirtualne biuro może być założone w ciągu kilku godzin. Jest to szczególnie istotne, jeśli firma planuje w przyszłości ekspansję i otwarcie biur w innych miastach i krajach. W ten sposób wszystkie zdalne biura mogą być podłączone do jednej infrastruktury.
Zasady organizacji pracy w wirtualnym biurze
Organizacja pracy w wirtualnym biurze nie jest bardziej skomplikowana niż w biurze rzeczywistym. W tym celu istnieje kilka podstawowych środków, które sprawiają, że nie stanowi to żadnego problemu. Przyjrzyjmy się każdemu z nich bardziej szczegółowo.
